Huishoudelijk reglement

Rechten en verplichtingen der leden

Artikel 1.

De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het Universitair Sportcentrum (hierna ook te noemen: U.S.C.) en/of de Technische Commissie (hierna ook te noemen: T.C.). Zij dienen in het bezit te zijn van een geldige sportkaart van het U.S.C..

Artikel 2.

  1. De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de secretaris op te geven. Zij zijn tevens verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld te voldoen vóór 1 september van het desbetreffende verenigingsjaar. Bij aanmelding na 1 september dient de verschuldigde bijdrage binnen een maand te worden overgemaakt na aanvang van het nieuwe verenigingsjaar. Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen welke uit het lidmaatschap voortvloeien. Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd. Indien een lid blijft weigeren zijn financiële verplichtingen te voldoen kan het bestuur het betreffende lid het lidmaatschap ontnemen. De plicht tot het voldoen van de financiële verplichtingen voor het lopende jaar blijft bestaan.
  2. Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan slechts geschieden vóór de aanvang van het nieuwe verenigingsjaar, zoals vastgelegd in artikel 11 lid 1 van de statuten, met een opzegtermijn van één maand.

Artikel 3.

  1. De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- , kascommissie en commissievergadering zijnde), wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn.
  2. Reünisten, zoals omschreven in artikel 4 lid 6 der statuten, hebben het recht om deel te nemen aan een jaarlijks door het zittende bestuur voor hen georganiseerde activiteit. Tevens worden reünisten tweemaal per jaar op de hoogte gebracht van de ontwikkelingen binnen de vereniging middels een nieuwsbrief. Reünisten hebben het recht deel te nemen aan de clubkampioenschappen van de vereniging, mits er voldoende plaats is en zij in het bezit zijn van een sportkaart die gedurende het toernooi geldig is.

Artikel 4.

Schade aan de vereniging of één harer bezittingen, toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

Leden, die handelen in strijd met statuten en/of Huishoudelijk Reglement van de vereniging of die zich niet gedragen naar de besluiten van de algemene vergadering of naar besluiten die het bestuur van de vereniging krachtens de statuten of ingevolge van opdracht van de algemene vergadering genomen heeft, kunnen door het bestuur beboet worden met een boete van maximaal 50€.

Aanmeldingsformulier

Artikel 5.

Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 der statuten, dienen te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortedatum, telefoonnummer, studentnummer, emailadres en, indien bekend, laatst genoteerde Dynamische SpeelSterkte (DSS) dan wel tenniservaring.

Contributie

Artikel 6.

Het bedrag, als bedoeld in artikel 8, lid 1 der statuten, wordt jaarlijks vastgesteld op de jaarvergadering als bedoeld in artikel 11 lid 3 der statuten. Dit bedrag wordt tezamen met de in artikel 8 lid 4 der statuten genoemde knltb-contributie geïnd. De geldelijke bijdrage van de ondersteunende leden (artikel 4 leden 5 en 6 der statuten) dient tenminste € 15,- te bedragen, en wordt jaarlijks vastgesteld op de jaarvergadering als bedoeld in artikel 11 lid 3 der statuten.

Bestuur

Artikel 7.

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap voor één jaar te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend.

Artikel 8.

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 9.

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.

Verplichtingen van het bestuur

Artikel 10.

Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

  1. namen en adressen van de in artikel 4 der statuten bedoelde personen, waarvan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage dient te worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens;
  2. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
  3. de bezittingen en schulden van de vereniging, waarvan kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, daarin niet behoeven te worden opgenomen.

Artikel 11.

  1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de commissies.
  2. Het bestuur mag maximaal 50 euro per persoon declareren voor bestuurskleding.

Artikel 12.

Ieder bestuurslid zal uiterlijk op de bestuurswissel-algemene vergadering een (bijgewerkt) draaiboek aan zijn opvolger overhandigen.

Commissies

Artikel 13.

De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie. De door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd.

Ieder lid heeft het recht zich kandidaat te stellen voor een commissie. Bij teveel aanmeldingen kan op initiatief van het bestuur, worden overgegaan tot een selectieprocedure. De commissies, met uitzondering van de kascommissie, kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen. Elke commissie heeft een lid van het bestuur als contactpersoon. Iedere commissie zal uiterlijk bij haar decharge een (bijgewerkt) draaiboek overhandigen aan het bestuur.

Commissies mogen geen bedrag van het eigen budget gebruiken voor commissiekleding, tenzij in dit HR anders is bepaald.

Artikel 14.

De kascommissie wordt benoemd door de algemene vergadering, voor een periode van één jaar en bestaat uit minimaal twee leden. De taak van de kascommissie is het minstens drie keer per jaar controleren van de boekhouding met de penningmeester, waarvan ten minste één keer de begroting en één keer de eindafrekening.

Artikel 15.

De Technische Commissie. Binnen de commissie treedt één bestuurslid op als verantwoordelijk contactpersoon. Hij heeft het recht alle vergaderingen bij te wonen en heeft hierin stemrecht. De commissie is verplicht te rapporteren aan de contactpersoon.

De werkzaamheden van de T.C. zullen bestaan uit:

a.    het beoordelen van nieuwe leden op hun speelsterkte;

b.   het verzorgen van de aanwijzingen en het in praktijk brengen van de jaarlijkse door de T.C. op te maken speelsterkte;

c.    het indelen van de diverse competitieteams. Bij de beslissing om een competitiekandidaat in een (bepaald) competitieteam te plaatsen, neemt de T.C. de volgende factoren in acht:

- student zijn (volgens de richtlijnen van het U.S.C.)

      - niveau

      - betrokkenheid bij de vereniging

De T.C. bestaat in ieder geval uit de commissaris technische zaken van het huidige bestuur, die rapporteert aan het bestuur, en vier andere personen waarbij gestreefd wordt naar de volgende samenstelling:

a.    de Commissaris Technische Zaken van het huidige bestuur

b.   de Commissaris Technische Zaken van het voorgaande bestuur

c.    een trainer van Qravel

d.   een niet-competitie spelend lid

e.    een willekeurig ander lid.

Bij deelname aan zowel de voorjaars- als de najaars- en de wintercompetitie wordt maximaal één verhindering geaccepteerd. In de gevallen waarin het hiervoor gestelde aantal verhinderingen wordt overschreden, heeft de Technische Commissie het recht het betreffende lid niet in een competitieteam te plaatsen of, indien hij reeds is geplaatst, een ander lid in zijn plaats in te delen met inachtneming van de onder c. genoemde factoren. Indien men tijdens de competitie meer verhinderingen blijkt te hebben dan vooraf aangegeven, waarbij het maximum wordt overschreden, kan dit gevolgen hebben voor plaatsing in de toekomst. Verhinderingen in het geval van overmacht, zoals ziekte of blessures, vallen hier niet onder.

Artikel 16.

De activiteitencommissie wordt benoemd door de algemene vergadering, voor een periode van één jaar. Binnen de activiteitencommissie treedt één bestuurslid op als verantwoordelijk contactpersoon. Deze heeft het recht alle vergaderingen bij te wonen en heeft hierin stemrecht. De commissie is verplicht te rapporteren aan de contactpersoon.

De werkzaamheden van de activiteitencommissie bestaan uit de organisatie van activiteiten van ontspannende aard.

Artikel 17.

  1. De Open Toernooi Commissie wordt benoemd door de algemene vergadering, voor een periode van één jaar. Binnen de open toernooi commissie treedt één bestuurslid op als verantwoordelijk contactpersoon. Deze heeft het recht alle vergaderingen bij te wonen en heeft hierin stemrecht. De commissie is verplicht te rapporteren aan de contactpersoon.

De open toernooi commissie is belast met de organisatie van het Open Toernooi en draagt verantwoordelijkheid voor de uitvoering van alle aspecten hiervan. De commissie is in ieder geval verplicht:

  1. tot het voeren van een boekhouding
  2. zich te houden aan de geldende KNLTB reglementen, zoals beschreven in het Wedstrijd- en Toernooireglement.  
  3. uitvoering van Acquisitie in overleg met het verantwoordelijk bestuurslid, dan wel het bestuurslid PR
  4. uitvoering van PR in overleg met het verantwoordelijk bestuurslid, dan wel het bestuurslid PR
    1. Reiskosten voor promotiewerk kunnen alleen door het eigen budget van de commissie worden vergoed als minimaal 24 uur van tevoren toestemming is verkregen door het bestuur. Bij vervoer met de auto moet het aantal gereden kilometers bijgehouden worden. Qravel vergoedt 15 cent per kilometer.
    2. De Open Toernooi Commissie mag maximaal 15 euro per persoon van het eigen budget gebruiken voor commissiekleding.

Artikel 18.

De clubkampioenschappencommissie wordt benoemd door de algemene vergadering, voor een periode van één jaar. Binnen de clubkampioenschappencommissiecommissie treedt één bestuurslid op als verantwoordelijk contactpersoon. Deze heeft het recht alle vergaderingen bij te wonen en heeft hierin stemrecht. De commissie is verplicht te rapporteren aan de contactpersoon.

De werkzaamheden van de clubkampioenschappencommissie bestaan uit de organisatie van de clubkampioenschappen. 

Artikel 19.

De sjaarscie wordt benoemd door de algemene vergadering, voor een periode van één jaar. Binnen de sjaarscie treedt één bestuurslid op als verantwoordelijk contactpersoon. Deze heeft het recht alle vergaderingen bij te wonen en heeft hierin stemrecht. De commissie is verplicht te rapporteren aan de contactpersoon.

De werkzaamheden van de sjaarscie bestaan uit de organisatie van een eerstejaars weekend en verschillende andere activiteiten gericht op het betrokken en enthousiast maken van de  eerstejaars leden van Qravel.

Artikel 20.

De Almanakcommissie wordt benoemd door de algemene vergadering, voor een periode van één jaar. Binnen de Qravitycommissie treedt één bestuurslid op als verantwoordelijk contactpersoon. Deze heeft het recht alle vergaderingen bij te wonen en heeft hierin stemrecht. De commissie is verplicht te rapporteren aan de contactpersoon.

De werkzaamheden van de Almanakcommissie bestaan uit het maken van een almanak en alle zaken die daarbij komen kijken.

Artikel 21.

De Acquisitiecommissie wordt benoemd door de algemene vergadering, voor een periode van één jaar. Binnen de Acquisitiecommissie treedt één bestuurslid op als verantwoordelijk contactpersoon. Deze heeft het recht alle vergaderingen bij te wonen en heeft hierin stemrecht. De commissie is verplicht te rapporteren aan de contactpersoon.

De werkzaamheden van de Acquisitiecommissie bestaan uit:

  1. het leggen en onderhouden van de contacten met sponsoren;
  2. het toezien op naleving van de contracten; (artikel 10 statuten)

    De Acquisitiecommissie bestaat in ieder geval uit de commissaris extern van het huidige bestuur, die rappoteert aan het bestuur, en drie andere personen waarbij gestreeft wordt naar de volgende samenstelling:
  1. De commissaris Extern van het huidige bestuur
  2. De penningmeester van ht huidige bestuur
  3. Het lid Acquisitie uit de Open Toernooi Commissie
  4. De penningmeester uit de Almanakcommissie
  5. Een willekeurig ander lid.

Artikel 22.

De Raad van Advies bestaat uit vier leden die al een langere tijd bij de vereniging betrokken zijn, ten minste drie van de vier leden hebben een bestuursjaar gedaan. De RvA geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur. Het bestuur is verplicht de Raad van informatie te voorzien te allen tijde wanneer de Raad hierom vraagt.

Het bestuur is verplicht om de RvA op de hoogte te stellen over:

  1. voorstellen tot wijzigingen van de statuten en het HR voordat deze aan de ALV worden voorgelegd;
  2. het beleid en de bijbehorende begroting voordat deze aan de ALV wordt gepresenteerd;
  3. de keuze voor de voorzitter voor het daaropvolgende bestuursjaar voordat de vereniging hierover wordt ingelicht.

Leden van de RvA beslissen zelf wanneer zij uit de raad willen stappen. Bij vertrek van een raadslid kiest de raad zelf een opvolger voor het vertrekkende lid. Bij het kiezen van de opvolger hebben alle raadsleden één stem, het vertrekkende raadslid heeft geen stem. De gekozen opvolger dient vervolgens te worden voorgedragen aan en goedgekeurd door de ALV.

Vergaderingen

Artikel 23.

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter van de vergadering is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 24.

De agenda der algemene vergadering, niet zijnde de jaarvergadering als bedoeld in artikel 11 lid 3 der statuten, bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk of digitaal bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Artikel 25.

Alle op de agenda ener algemene vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits ondersteund door tenminste vier andere leden.

Besluitvorming

Artikel 26.

Indien tot stemming wordt overgegaan stelt de algemene vergadering uit de aanwezige leden een stemcommissie in. Deze bestaat uit twee personen en heeft tot taak de uitslag van de stemming vast te stellen. De leden van deze commissie hebben stemrecht.

Artikel 27.

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die kandidaat is gesteld op de wijze als bij de statuten en Huishoudelijk Reglement is bepaald. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald.

Artikel 28.

De procedure voor de verkiezing van nieuwe bestuursleden is als volgt:

  1. het zittende bestuur stelt het kandidaat-bestuur/de kandidaat-besturen voor;
  2. het kandidaat-bestuur presenteert/de kandidaat-besturen presenteren zichzelf kort, waarna de leden de mogelijkheid hebben vragen te stellen. Hierna verlaat het kandidaat-bestuur/verlaten de kandidaat-besturen de zaal;
  3. de algemene vergadering stemt schriftelijk over het nieuwe bestuur.

Logo

Artikel 29.

Omwille van herkenbaarheid en uniformiteit is het wenselijk dat de vereniging voor langere tijd een logo voert. Een wijziging van het logo is alleen mogelijk indien de algemene vergadering hiermee akkoord gaat.

Slotbepalingen

Artikel 30.

Het Huishoudelijk Reglement kan door de algemene vergadering worden gewijzigd. Voorstellen tot wijziging kunnen door zowel leden als bestuur worden ingediend.

Artikel 31.

Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de statuten en van het Huishoudelijk Reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.

Artikel 32.

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 11 april 2017.